GDPR e politiche privacy

INTRODUZIONE

 

La protezione dei dati personali trattati all’interno dell’ATER di Udine è un impegno importante. L’entrata in vigore del Reg. 679/16 “Regolamento in materia di protezione dei dati personali”(GDPR) ha fornito l’opportunità per adeguare ulteriormente le attività svolte nell’Ente ai principi di trasparenza e tutela dei dati personali, nel rispetto dei diritti e delle libertà fondamentali di tutti gli interessati, siano essi dipendenti, collaboratori, clienti, iscritti, utenti o fornitori. L’Ente ha così implementato un “modello organizzativo privacy” (MOP) che qui si descrive nelle sue linee generali, finalizzato ad analizzare tutti i trattamenti di dati, organizzarli in modo funzionale e gestirli in sicurezza e trasparenza. In questa sezione del sito si riportano inoltre le informazioni sui diritti dell’interessato e le modalità di esercizio nei confronti del Titolare.

 

INDICE

 

1 - MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY GDPR

1.1 - SOGGETTI

1.2 -  ANALISI DEL RISCHIO E MISURE PER PREVENIRE I RISCHI PRIVACY

2 -  TRASPARENZA E DIRITTI DELL’INTERESSATO

2.1 -  DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

2.2 -  ESERCIZIO DEI DIRITTI

2.3 -  MODULISTICA

 

 

1 - MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY GDPR

 

1.1 - SOGGETTI

 

TITOLARE DEL TRATTAMENTO

Il Titolare del trattamento è:

Azienda Territoriale per l'Edilizia Residenziale di Udine - ATER di Udine (di seguito anche “TITOLARE”)

Via Sacile, 15 - 33100 Udine

Tel. 0432 491111 – fax 0432 546438

email: info@ater-udine.it

Posta Elettronica Certificata: info@cert.ater-udine.it

P. IVA e Codice Fiscale 00164770307

 

Ufficio decentrato:

Via Emilia, 42-44 - 33058 S.Giorgio di Nogaro (UD)

Tel./fax: 0431 629726

 

Le informazioni sono rese anche ai sensi dell’art. 7 del D.Lgs 70/03 “Attuazione della direttiva 2000/31/CE relativa a taluni aspetti giuridici dei servizi della società dell'informazione nel mercato interno, con particolare riferimento al commercio elettronico”.

 

RESPONSABILE PER LA PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI (DPO)

Il TITOLARE ha ritenuto opportuno nominare il Responsabile per la protezione dei dati personali (DPO) ai sensi dell’art. 37 del Reg. 679/16, che agisce in sinergia con il team “privacy” interno, un organismo formato da competenza giuridiche, organizzative ed informatiche. Il DPO è lo Studio Legale Avv. Paolo Vicenzotto, domiciliato presso il TITOLARE, che potrà essere contattato per qualsiasi esigenza correlata al trattamento dei dati personali di tutti gli interessati.

INCARICATI DEL TRATTAMENTO

Il MOP prevede che ciascun dipendente/collaboratore del TITOLARE tratti solamente i dati indispensabili per svolgere le proprie mansioni, in funzione dell’organizzazione interna e soprattutto delle finalità indicate e proposte all’interessato (principio cd di "limitazione della finalità e minimizzazione dei dati”, art. 5 comma 1 lett. B e C del Reg. 679/16). Pertanto è stata predisposta una segmentazione dei trattamenti, per aree omogenee di “Incaricati del trattamento”, vincolandolo i dipendenti/collaboratori preposti a ciascuna area ad un ambito specifico di trattamento. A tal fine, by design, anche il sistema informativo è costituito a “compartimenti stagni”. Il dipendente/collaboratore potrà accedere dalla propria postazione informatica solo ai dati indispensabili per svolgere le proprie mansioni. La designazione alle specifiche aree di trattamento avviene per il tramite del Registro dei Trattamenti, documento interno che individua puntualmente l’ambito di trattamento e conferisce l’autorizzazione in merito agli addetti preposti all’area medesima. Il dipendente/collaboratore ha altresì ricevuto un regolamento interno sull’uso degli strumenti informatici e delle regole di condotta, anche etiche, su tutte le informazioni alle quali accede in virtù della sua specifica mansione.

Per garantire in maniera efficace l’adeguamento ai principi in materia di trattamento dei dati personali, il TITOLARE eroga frequentemente corsi di formazione ed aggiornamento in materia ai propri dipendenti/collaboratori che, in virtù delle proprie mansioni, svolgono trattamenti di dati personali.

 

AMMINISTRATORI DI SISTEMA (INTERNI ED ESTERNI)

Il TITOLARE utilizza sistemi informatici evoluti per gestire e organizzare la propria attività. Per tale ragione da sempre l’attenzione alla costruzione dei software e l’utilizzo e sicurezza dei dati sono alla base dell’attività prevalente del TITOLARE. I soggetti con privilegi di “amministratore” interni all’azienda sono specificatamente nominati e formati. Anche le altre società esterne specializzate che accedono a dati aziendali sono specificatamente nominate Responsabili Esterni o Amministratori di Sistema Esterni ai sensi dell’art. 28 del Reg. 679/16.

I fornitori di Servizi informatici esterni sono scelti con particolare attenzione alla professionalità non solo tecnica ma anche del rispetto e della protezione dei dati, privilegiando società certificate ISO 27001.

RESPONSABILI ESTERNI DEL TRATTAMENTO (art. 28 Reg.679/16)

In linea di principio il TITOLARE gestisce internamente quasi tutte le attività di trattamento. I casi di affidamento in outsourcing a terzi di alcune attività che implicano un trattamento di dati sono opportunamente indicati nel Registro dei trattamenti e segnalate all’interno delle singole informative. In questi casi il rapporto con il soggetto terzo è disciplinato con contratto di nomina a “Responsabile Esterno del Trattamento” ai sensi dell’art. 28 del Reg. 679/16.

 

 

1.2 ANALISI DEL RISCHIO E MISURE PER PREVENIRE I RISCHI PRIVACY

Secondo i principi della c.d. “accountability” (responsabilizzazione) spetta al TITOLARE implementare una serie di misure – organizzative, fisiche, giuridiche, tecniche ed informatiche – volte a prevenire il rischio di violazione dei diritti e delle libertà personali degli interessati. Per raggiungere questo obiettivo viene effettuata una costante analisi dei rischi, in funzione dei trattamenti, degli strumenti utilizzati, della tipologia e della mole di dati trattati.

 

 

REGISTRO DEI TRATTAMENTI (art. 30 comma 1 Reg. 679/16) E ANALISI DELL’IMPATTO

Il MODELLO ORGANIZZATIVO PRIVACY (MOP) prevede un’attenta e costante analisi dei rischi per il trattamento dei dati personali, individuati per ciascuna attività o Servizio erogato attraverso un Registro dei Trattamenti ai sensi dell’art. 30 comma 1 Reg. 679/16.

Il Registro dei Trattamenti del MOP è uno strumento operativo che contiene elementi ulteriori rispetto a quelli previsti dall’art. 30 del Reg. 679/16, in quanto consente di effettuare una prima analisi dei rischi per i diritti e la libertà degli interessati, collegate a ciascun trattamento (PRE DPIA). Analizzata l’attività di trattamento svolta dal Titolare, si ritiene che ad oggi non vi siano attività a rischio tale da necessitare una specifica valutazione di impatto ai sensi dell’art. 35 Reg. 679/16 (DPIA).

L’analisi su rischi informatici e sulle infrastrutture hardware e software aziendali e sulle misure informatiche di adeguamento è stata realizzata sia dai nostri Amministratori di Sistema con appositi tool e check list (es. circolare Agid 2/2017) sia da un’azienda esterna specializzata, che ha effettuato un audit approfondito con test di sicurezza. Gli esiti dell’indagine hanno permesso ai nostri tecnici di migliorare ulteriormente le misure di protezione dai cyber attacchi e dalle minacce informatiche, gradatamente e proporzionalmente al rischio per i diritti e le libertà degli interessati.

Le misure – organizzative, fisiche, giuridiche, tecniche ed informatiche – programmate ed attuate per abbattere i rischi “privacy” dell’interessato sono illustrate nell’apposita sezione del “registro dei trattamenti” e nei relativi allegati informatici.

 

2 TRASPARENZA E DIRITTI DELL’INTERESSATO

 

2.1 DIRITTI IN MATERIA DI PROTEZIONE DEI DATI PERSONALI

 

Il TITOLARE, anche in questa sede, ritiene fondamentale informare gli interessati dell'esistenza di alcuni diritti in materia di protezione dei dati personali, di seguito elencati.

 

  • Diritto di ESSERE INFORMATO (trasparenza nel trattamento dei dati)

L’interessato ha diritto di essere informato su come il TITOLARE tratta i Suoi dati personali, per quali finalità e su altre informazioni previste dall’ art. 13 del Reg. 679/16. A tale fine, il TITOLARE ha predisposto dei processi organizzativi che permettono, all’atto di acquisizione o richiesta dei dati personali” il rilascio di un modello di Informativa creato “ad hoc” a seconda della categoria di interessati a cui l’interessato appartiene (dipendente, cliente, fornitore ecc.). Questo documento permette di informare adeguatamente tutti i soggetti cui i dati si riferiscono su come venga effettuato il trattamento da parte del TITOLARE. Il modello di informativa potrà essere richiesto con apposita domanda a quest’ultimo. In ogni caso il DPO è a sua disposizione per ogni ulteriore spiegazione sul contenuto e sulle modalità di esercizio di tale diritto.

 

  • Diritto di revoca del consenso (art. 13)               

Lei ha il diritto di revocare il consenso in qualsiasi momento per tutti quei trattamenti il cui presupposto di legittimità è una Sua manifestazione di consenso. La revoca del consenso non pregiudica la liceità del trattamento precedente.

 

  •  Diritto di accesso ai dati (art. 15)           

Lei potrà richiedere a) le finalità del trattamento; b) le categorie di dati personali in questione; c) i destinatari o le categorie di destinatari a cui i dati personali sono stati o saranno comunicati, in particolare se destinatari di paesi terzi o organizzazioni internazionali; d) quando possibile, il periodo di conservazione dei dati personali previsto oppure, se non è possibile, i criteri utilizzati per determinare tale periodo; e) l'esistenza del diritto dell'interessato di chiedere al titolare del trattamento la rettifica o la cancellazione dei dati personali o la limitazione del trattamento dei dati personali che lo riguardano o di opporsi al loro trattamento; f) il diritto di proporre reclamo a un'autorità di controllo; g) qualora i dati non siano raccolti presso l'interessato, tutte le informazioni disponibili sulla loro origine; h) l'esistenza di un processo decisionale automatizzato, compresa la profilazione di cui all'articolo 22, paragrafi 1 e 4, e, almeno in tali casi, informazioni significative sulla logica utilizzata, nonché l'importanza e le conseguenze previste di tale trattamento per l'interessato. Lei ha il diritto di richiedere una copia dei dati personali oggetto di trattamento.    

 

  •  Diritto di rettifica (art. 16)         

Lei ha il diritto di chiedere la rettifica dei dati personali inesatti che lo riguardano e di ottenere l'integrazione dei dati personali incompleti.

 

  • Diritto all’oblio (art. 17)             

Lei ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la cancellazione dei dati personali che la riguardano se i dati personali non sono più necessari rispetto alle finalità per le quali sono stati raccolti o altrimenti trattati, se revoca il consenso, se non sussiste alcun motivo legittimo prevalente per procedere al trattamento di profilazione, se i dati sono stati trattati illecitamente, se vi è un obbligo legale di cancellarli; se i dati sono relativi a servizi web resi a minori senza il relativo consenso. La cancellazione può avvenire salvo che sia prevalente il diritto alla libertà di espressione e di informazione, che siano conservati per l'adempimento di un obbligo di legge o per l'esecuzione di un compito svolto nel pubblico interesse oppure nell'esercizio di pubblici poteri, per motivi di interesse pubblico nel settore della sanità, a fini di archiviazione nel pubblico interesse, di ricerca scientifica o storica o a fini statistici o per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria.

 

  •  Diritto alla limitazione del trattamento (art. 18)            

Lei ha il diritto di ottenere dal titolare del trattamento la limitazione del trattamento quando ha contestato l'esattezza dei dati personali (per il periodo necessario al titolare del trattamento per verificare l'esattezza di tali dati personali) o se il trattamento sia illecito, ma Lei si oppone alla cancellazione dei dati personali e chiede invece che ne sia limitato l'utilizzo o se le sono necessari per l'accertamento, l'esercizio o la difesa di un diritto in sede giudiziaria, mentre al Titolare non sono più necessari.

 

  •  Diritto alla portabilità (art. 20)

Lei ha il diritto di ricevere in un formato strutturato, di uso comune e leggibile da dispositivo automatico i dati personali che la riguardano fornitici ed ha il diritto di trasmetterli a un altro se il trattamento si sia basato sul consenso, sul contratto e se il trattamento sia effettuato con mezzi automatizzati, salvo che il trattamento sia necessario per l'esecuzione di un compito di interesse pubblico o connesso all'esercizio di pubblici poteri e che tale trasmissione non leda il diritto di terzi.

 

  • Diritto di rivolgersi all’autorità Garante per la protezione dei dati personali (art. 77).

Fatto salvo ogni altro ricorso amministrativo o giurisdizionale, se Lei ritiene che il trattamento che la riguarda violi il regolamento in materia di protezione dei dati personali, ha il diritto di proporre reclamo ad un'autorità di controllo, segnatamente nello Stato membro in cui risiede abitualmente, lavora oppure del luogo ove si è verificata la presunta violazione.         

 

 

2.2 ESERCIZIO DEI DIRITTI

 

Per l’esercizio effettivo dei Suoi diritti può chiedere informazioni al TITOLARE o al DPO, oppure compilare adeguatamente la modulistica di accesso che le mettiamo a disposizione qui sotto.

 

2.3 LINK MODULISTICA

 

Si riporta di seguito una bozza di documento da compilare per l’esercizio concreto dei diritti dell’interessato. Il modulo potrà essere così inviato al Titolare, agli indirizzi sopra riportati, ai sensi della normativa vigente.

Modello da stampare e compilare specificando il diritto richiesto

    Modello esercizio di diritti interessato61 K